Transkrypcja aktu stanu cywilnego (przeniesienie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego dokumentu stanu cywilnego)

Symbol:
USC

Wydział:
Urząd Stanu Cywilnego

Podstawa prawna:
Art. 104 i 105 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014r. poz. 1741 z późniejszymi zmianami)

Opłaty:
odpis zupełny po czynności transkrypcji - 50zł.
pełnomocnictwo: 17,-zł.

Podstawa prawna: ustawa z 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. 2015r., poz. 783 z późn. zmianami).
Opłatę skarbową uiszcza się w siedzibie Urzędu Gminy lub w formie wpłaty na konto Urzędu Gminy w Bobrownikach: BS Będzin 69 8438 0001 0000 0143 2022 0003.

Dokument pełnomocnictwa lub jego kopia złożony do akt sprawy podlega opłacie skarbowej w wysokości 17,-zł. z wyjątkiem sytuacji, gdy pełnomocnictwa udziela się małżonkowi, wstępnemu (rodzice, dziadkowie), zstępnemu (pełnoletnim dzieciom) lub rodzeństwu.
Dowód wniesienia opłaty skarbowej składa się wraz z dokumentami koniecznymi do załatwienia sprawy.

Termin odpowiedzi:
W terminie do 1 miesiąca od złożenia kompletnego wniosku wydawany jest zupełny odpis aktu cywilnego potwierdzający transkrypcję aktu stanu cywilnego bądź decyzja administracyjna o odmowie dokonania transkrypcji. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin może ulec wydłużeniu do 2 miesięcy.

Jednostka odpowiadająca:
Urząd Stanu Cywilnego

Tryb odwoławczy:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie transkrypcji aktu stanu cywilnego. Odwołanie od decyzji odmownej wnosi się do Wojewody Śląskiego w Katowicach za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Bobrownikach w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji administracyjnej.

Uwagi:
Zagraniczny dokument stanu cywilnego będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji. 
Polega ona na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.
Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do jego autentyczności. 
Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny (wynikający z normy prawa materialnego) w transkrypcji lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.

Wymagane dokumenty należy dostarczyć do urzędu na jeden z poniższych sposobów:
- przesłać pocztą tradycyjną (dla celów dowodowych zaleca się przesłanie listem poleconym),
- złożyć bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego urzędowania,

W przypadku braków formalnych w dostarczonych dokumentach wnioskodawca zostanie pisemnie wezwany do ich uzupełnienia w terminie 7 dni.

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze (np. urodzenie) sporządzony na terytorium RP i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie nr PESEL.
Dokonując transkrypcji można na wniosek osoby, której akt dotyczy, dostosować pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.

Po czynności transkrypcji wydaje się wnioskodawcy odpis zupełny z aktu stanu cywilnego.

Transkrypcja obejmuje tylko i wyłącznie oryginały dokumentów zagranicznych wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski (nie wymagają tłumaczenia odpisy na drukach wielojęzycznych, w tym w języku polskim). 
Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie ich nazwisk po ślubie i nazwisk dzieci zrodzonych z tego małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia do protokołu przed kierownikiem, który dokonuje transkrypcji w momencie składania podania lub w każdym późniejszym czasie. 

Jeżeli wniosek o transkrypcję został złożony do konsula, przesyła on wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego na terenie RP. Oświadczenia w sprawie nazwisk składa się przed konsulem.

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia transkrypcji, jeśli:
- dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, albo też budzi wątpliwości co do swojej autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
- zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
- transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego RP (np. związek partnerski).

Dokumenty w języku obcym składa się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:
- tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, 
- tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego ()EOG),
- polskiego konsula.

Urząd Stanu Cywilnego w Bobrownikach jest czynny w godzinach:
poniedziałek: 7.00-16.00
wtorek-środa: 7.00-15.00
czwartek: 7.00-16.00
piątek: 7.00-13.00
Bliższych informacji można zasięgnąć pod nr tel. tel. 32/287-78-87 wew. 45 (Zastępca Kierownika USC),



Dokumenty
  • Wypełniony formularz wniosku (wymagany) 

  • Dowód uiszczenia opłaty skarbowej (wymagany) 

  • Zagraniczny odpis aktu stanu cywilnego (oryginał lub kopia potwierdzona przez organ. który go sporządził i jest uprawniony do wydawania z niego odpisów) (wymagany) 

  • Urzędowe tłumaczenie zagranicznego dokumentu na język polski (wymagany) 

  • Dowód osobisty lub inny dokument tożsamości (do wglądu) 

  • Zaświadczenie z USC Warszawa-Śródmieście i Łódź-Centrum o nieistnieniu w tamtejszych księgach aktu podlegającego transkrypcji, o ile akt sporządzony był na dawnych terenach Polski, a obecnie znajdujących się w granicach powstałych po ZSRR (wymagany) 

  • Pełnomocnictwo - w przypadku ustanowienia pełnomocnika (oryginał lub urzędowo potwierdzona kopia) wraz z dowodem uiszczenia stosownej opłaty skarbowej (wymagany)